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Título
Text copied to clipboard!Especialista en Documentación
Descripción
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Estamos buscando un Especialista en Documentación altamente organizado y detallista para unirse a nuestro equipo. Esta posición es clave para garantizar la correcta gestión, almacenamiento y distribución de documentos técnicos, administrativos y legales dentro de la organización. El candidato ideal tendrá experiencia en la creación, revisión, control de versiones y archivo de documentos, así como habilidades para trabajar con herramientas digitales de gestión documental.
El Especialista en Documentación será responsable de mantener la integridad y confidencialidad de la información, asegurando que todos los documentos cumplan con los estándares internos y normativas externas. Además, colaborará estrechamente con diferentes departamentos para asegurar que la documentación esté actualizada, sea accesible y cumpla con los requisitos regulatorios y de calidad.
Entre sus funciones se incluye la implementación de políticas de gestión documental, la capacitación de personal en el uso de sistemas de archivo y la auditoría periódica de los registros. También será responsable de la digitalización de documentos físicos y de la mejora continua de los procesos documentales.
Buscamos a alguien con excelentes habilidades de comunicación, capacidad para trabajar bajo presión y con un alto nivel de precisión. El conocimiento de normativas ISO, así como experiencia previa en sectores regulados como el farmacéutico, industrial o tecnológico, será altamente valorado.
Si eres una persona meticulosa, con pasión por el orden y la eficiencia, y deseas contribuir al éxito organizacional mediante una gestión documental efectiva, esta es tu oportunidad.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gestionar y organizar documentos físicos y digitales.
- Controlar versiones y asegurar la trazabilidad de los documentos.
- Implementar políticas y procedimientos de gestión documental.
- Colaborar con diferentes departamentos para mantener la documentación actualizada.
- Asegurar el cumplimiento de normativas internas y externas.
- Capacitar al personal en el uso de sistemas de gestión documental.
- Realizar auditorías periódicas de archivos y registros.
- Digitalizar documentos físicos y mantener archivos electrónicos.
- Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.
- Mejorar continuamente los procesos documentales.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título universitario en Bibliotecología, Archivística, Administración o afines.
- Experiencia mínima de 2 años en gestión documental.
- Conocimiento de normativas ISO y regulaciones aplicables.
- Dominio de herramientas de gestión documental (por ejemplo, SharePoint, Alfresco).
- Habilidad para trabajar con precisión y atención al detalle.
- Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Conocimiento de procesos de digitalización y archivo electrónico.
- Capacidad para trabajar en equipo y de forma autónoma.
- Manejo de herramientas ofimáticas (Word, Excel, PDF).
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Qué experiencia tiene en gestión documental?
- ¿Ha trabajado con normativas ISO o regulaciones específicas?
- ¿Qué herramientas de gestión documental ha utilizado?
- ¿Cómo asegura la confidencialidad de la información?
- ¿Ha capacitado a otros en procesos documentales?
- ¿Cómo maneja la presión y múltiples tareas a la vez?
- ¿Tiene experiencia en digitalización de documentos?
- ¿Qué estrategias utiliza para mantener el orden documental?
- ¿Ha participado en auditorías de archivos?
- ¿Qué mejoras ha implementado en procesos documentales anteriores?
